Après des années de service, auprès des notaires en tant qu’entreprise de reliure, nous avons au tout début des années 2000, mis en place un service de numérisation et créé un logiciel de G.E.D. (Gestion Electronique de Documents) spécifique à l’environnement notarial.
Nos équipes mobiles, sont à votre service, partout en France.
Quels types de documents nous numérisons chez les notaires ?
Les documents que nous numérisons dans les études notariales sont principalement :
- Actes récents et anciens qu’ils soient reliés ou non.
- RCP.
- Plans du format A3 au format A0
- Fiches bristols et comptables
- Dossiers et répertoires.
Cette liste est exhaustive, nous pouvons numériser tous types de documents, n’hésitez pas à nous contacter pour obtenir un devis personnalisé.
Quels sont les avantages à numériser ?
Les avantages à numériser sont nombreux pour les études notariales :
- Optimisation des coûts du personnels (Gain de 139h/colloborateurs / ans)
- Améliorer le service rendu aux clients, meilleure réactivité pour toute demande de copie d’actes.
- Faciliter les recherches et l’accès à l’information pour l’ensemble des collaborateurs de l’étude.
- Protéger les minutes des manipulations fréquentes.
- Centraliser et sécuriser votre patrimoine documentaire.
- Optimiser sa fiscalité en valorisant votre étude.
Comment se passe la numérisation des actes ?
La numérisation des actes et annexes est effectuée au sein même des offices.
Nous procédons à la numérisation des actes notariés avec nos scanners de productions et scanner à plans pour les formats au delà du A3.
Un traitement est appliqué sur les images afin de les nettoyer, redresser, recadrer et supprimer les tâches pouvant être présente sur les actes.
Une saisie manuelle est effectuée pour enrichir les actes de métadonnées comme le numéro de répertoire, la date de signature, les comparants et la nature de l’acte.
Consultation des actes numérisés
Pour la consultation des actes numérisés, nous mettons à votre disposition un logiciel de consultation documentaire spécialement développé pour les offices notariaux.
Installé sur un serveur dédié, maintenu et mise à jour par nos soins, permet à l’ensemble de vos collaborateur de pouvoir effectuer une recherche et de consulter l’acte depuis un simple navigateur, il vous assurera une totale indépendance vis à vis de votre SSII.
Création d’une véritable base de données par l’indexation de vos minutes avec des champs multiples : numéros de répertoire, dates, nom et prénom de vos comparants, nature de l’acte. Plusieurs mode de recherche sont disponible :
La recherche est possible selon un ou plusieurs de ces critères.
La recherche plein texte, basant les résultats sur le contenu de vos actes, rendu possible grâce à un traitement O.C.R. (reconnaissance optique de caractères) réalisé sur l’ensemble des pages numérisées.
Une opératrice dédiée au contrôle qualité des images pourra faire appel à l’étude en cas d’incohérences détectés sur les documents.
L’indépendance est pour nous une valeur fondamentale dans la gestion des données, la base de données est ouverte et non cryptée afin de vous permettre si vous le souhaitez de migrer l’ensemble des données dans l’application de votre choix, ce qui vous garantit votre investissement et une indépendance totale.
Confidentialité
Tout notre travail est effectué par du personnel soumis à l’obligation de discrétion absolue sur les informations dont nous aurions eu connaissance, sous quelques formes que ce soit et assimilables au secret professionnel.
Nous respectons la réglementation en matière de protection des données à caractère personnel notamment la loi n°78-17« Informatique et Liberté » du 6 janvier 1978 modifiée par loi n°2004-801 du 6 août 2004.
Conservation sécurisée des unités temporaires de stockage.
