L’indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation.

On distingue à ce titre :

l’indexation par type qui offre une description formelle du document en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date…) dont le vocabulaire est standardisé afin de permettre l’utilisation de ces métadonnées par le plus grand nombre d’outils de recherche.

l’indexation par concept ou mots-clé qui vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Il peut s’agir ici, pour le concepteur du système ou le créateur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus souvent : on parle alors d’indexation statistique. Il peut aussi s’agir d’un système plus évolué où le concepteur sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d’équivalence) en rapport avec le document.