Numérisation notariale



Notre savoir faire

Après des années de service, auprès des notaires en tant qu’entreprise de reliure, nous avons au tout début des années 2000, mis en place un service de numérisation et créé un logiciel de G.E.D. (Gestion Electronique de Documents) spécifique à l’environnement notarial.

Nos équipes mobiles, sont à votre service, partout en France.

 

Quels sont les avantages à numériser ?

  • Améliorer le service rendu aux clients, meilleure réactivité pour toute demande.
  • Faciliter les recherches et l’accès à l’information.
  • Protéger les minutes des manipulations fréquentes.
  • Partager les données.

 

Quels types de documents ?

  • Actes récents et anciens.
  • RCP.
  • Plans.
  • Fiches bristols et comptables.
  • Dossiers et répertoires.

 

Comment se passe la numérisation des actes ?

La numérisation des actes et annexes est effectuée au sein même des offices.

Nous procédons à la capture des images avec nos matériels de prises de vue.

Les images sont ensuite nettoyées, redressées, recadrées et découpées en actes individuels.

 

Stockage et consultation

 

Deux solutions sont proposées :

 

  • Solution 1 : nous pouvons intégrer vos actes et annexes, en les rattachant aux dossiers les concernant, dans le module G.E.D. de votre logiciel de rédaction d’actes habituel, en respectant les spécificités du logiciel utilisé par votre étude.

La prestation est effectuée sur place.

Vos actes et annexes (plans jusqu’au format A3) sont numérisés dans le sens de la longueur.

Une « box » pourra être installée par nos techniciens, pour faciliter l’intégration des documents dans votre module de G.E.D. . Les actes et annexes numérisées, y compris les concours, seront rattachés aux dossiers existants.

 

  • Solution 2 : nous pouvons mettre à votre disposition un logiciel spécifique pour la consultation ainsi qu’un serveur dédié, ce système vous rendant indépendant de tout rédacteur d’acte et permettant de consulter l’ensemble de vos documents numérisés sur la même interface, (fiches clients, répertoires, dossiers, etc…).

La prestation est effectuée sur place.

Vos actes et annexes (plans jusqu’au format A3) sont numérisés dans le sens de la longueur.

Création d’une véritable base de données par l’indexation de vos minutes avec des champs multiples : numéros de répertoire, dates, nom et prénom de vos comparants, nature de l’acte. La recherche est possible selon un ou plusieurs de ces critères. Les résultats d’un traitement avec un O.C.R. (reconnaissance optique de caractères) sont aussi stockés dans cette base, afin de pouvoir effectuer une recherche sur n’importe quel terme contenu dans l’acte grâce à la « recherche plein texte ».

Une opératrice dédiée au contrôle qualité des images pourra faire appel à l’étude en cas d’incohérences détectés sur les documents.

Un serveur dédié à la gestion électronique des archives, dont nous assurons la maintenance et les mises à jour, est mis en place au sein de l’étude, et ce durant toute la durée du contrat et de ses renouvellements. Ce serveur contient le logiciel de consultation accessible avec un simple navigateur sur le réseau de l’étude.

Votre personnel est formé à l’utilisation du système.

La possibilité du consulter notre « HOT line ».

Les documents numérisés lors de chaque prestation sont livrés en double exemplaire sur des DVD de qualité optimum. Un des deux exemplaire doit être stocké en dehors de l’étude pour la sécurité et la conservation de vos données.

Le logiciel est compatible avec toutes les versions récentes de navigateurs sur système Apple et Windows.

La base de données est ouverte et non cryptée. La migration est possible sur tout autre support, ce qui vous garantit votre investissement.

 

Confidentialité

Tout notre travail est effectué en France, par du personnel soumis à l’obligation de discrétion absolue sur les informations dont nous aurions eu connaissance, sous quelques formes que ce soit et assimilables au secret professionnel, nous n’avons pas recours à la sous-traitance.

Nous respectons la réglementation en matière de protection des données à caractère personnel notamment la loi n°78-17« Informatique et Liberté » du 6 janvier 1978 modifiée par loi n°2004-801 du 6 août 2004.

Conservation sécurisée des unités temporaires de stockage.